회사 생활 기본 시리즈 | 전화 예절을 잘 지키자

 

회사에서 대표님과 다녀온 출장

회사에서 중요한 것 중 하나가 바로 전화예절입니다. 특히 전화를 잘못 받거나 받지 않으면 일이 커질 수 있습니다.(전화기가 날아다닌다거나, 고성이 오간다거나..)  회사에서는 전화예절이 그 어느 때보다 중요합니다. 제가 다니고 있는 회사는 전화기를 제대로 받지 않으면 큰일이 날 수 있을 정도로 전화 받는 일이 중요한데, 제가 신입사원 시절 전화를 받을 때마다 긴장이 되곤 했습니다. 내 목소리가 너무 크면 어쩌지, 주변에서 내 목소리만 들리면 어쩌지, 이런 생각이 머릿속을 가득 채우면서 전화가 울리면 정말 긴장했죠.

 

처음 전화를 받았을 때, 정수기 필터 교환하러 왔다는 전화가 저에게 왔던 기억이 아직도 생생합니다. 첫 전화라 부서의 모든 분들이 저에게 잘 받으라는 무언의 눈빛으로 다들 쳐다보고 있었고.. 그때 얼마나 땀을 흘렸던지… 아직도 그날의 긴장감이 생각납니다. 물론 정수기 직원분이셔서 다들 휴~ 하면서 웃으며 지나갔던 기억이 있습니다. 

 

전화받는 방법

저희 회사에서는 전화를 받을 때, "감사합니다. 경영기획본부 나사원입니다. 무엇을 도와드릴까요?"라고 전화를 받도록 교육을 하고 있습니다. 다른 회사에서는 간단하게 "기획본부 나사원입니다"라고 받는 경우도 있지만, 이 역시 회사마다 다를 수 있습니다. 중요한 점은 첫 인사, 간단한 자기소개, 그리고 용건을 간단하고 명확하게 전달하는 것입니다. 목소리는 너무 크지 않게, 차분하게 말하는 것이 좋습니다.

 

전화가 끝날 때도 예절이 필요합니다. 윗사람이 먼저 전화를 끊고, 그 뒤 3초 정도 기다린 후 수화기를 내려놓는 것이 좋은 매너입니다. 만약 전화를 잘못 걸었을 경우, 당황해서 수화기를 툭 내려놓지 말고, "앗 죄송합니다, 경영기획본부 나사원인데 잘못 걸었습니다"라고 정중하게 말한 후 전화를 끊는 것이 좋습니다. 전화기의 화면에 번호가 표시되기 때문에 잘못 걸었을 때 상대방이 혼란스러워할 수 있으므로, 미리 사과의 말을 하는 것이 중요합니다.

 

주변에서 전화기가 울리는데 사람이 없다면, 당겨받자!

내 옆자리에서 전화가 울리는데 부재중이라면 어떻게 해야 할까요? 이런 경우에는 당연히 전화를 당겨받아야 합니다. 저희 회사에서는 이를 하지 않으면 큰일이 날 수 있습니다. 전화기가 하늘을 날아다닐 수도 있기 때문에, 내선 전화를 당겨받는 방법을 아는 것이 중요합니다.

 

보통 **을 두 번 연달아 누르면, 내 전화기와 연결된 사람의 전화를 내가 받게 됩니다. 회사마다 내선 전화기의 당겨받는 방법이 다를 수 있기 때문에 이를 숙지하는 것이 중요합니다. 이럴때는 "대신 받았습니다. 경영기획본부 옆사원 자리입니다. 무엇을 도와드릴까요?" 라고 이야기하며 전화를 받으면 됩니다. 중요한 것은 옆사원이 부재중이라는 것을 전달하고 내용을 잘 듣고 전달하겠다고 이야기하는 것이 중요합니다. 간단히 자리에 메모를 해놓고 옆사원이 자리에 돌아오면 내용을 꼭 전달해주어야 합니다. 

 

회사에서 전화 예절을 지키는 것은 회사의 업무를 원활하게 진행시키고, 동료들과의 관계를 원만하게 유지하는 데 큰 역할을 합니다. 저희 회사는 전화예절에 정말 너무 예민해서 전화를 받지 않거나 제대로 응대하지 않으면 정말 큰 소리가 오가기도 합니다. 전화 받는 일이 처음에는 부담스러울 수 있지만, 익숙해지면 편안하게 할 수 있습니다. 전화 예절을 잘 지키는 것은 회사에서의 신뢰를 쌓는 중요한 방법이니, 조금씩 연습하며 실수를 줄여가는 것이 필요합니다. 당겨받고, 연결해주는 연습을 주변 동료들과 한번씩 하는 것도 추천드립니다 :)